Já precisou mover ou apagar diversas pastas entre de uma só vez?

Se já tentou isso sabe que o Microsoft Outlook só permite mover ou apagar uma pasta por vez.

Para contornar essa situação você pode mover todas as pastas para outra pasta e depois mover ou apagar esta pasta.

Exemplo: Para mover as pastas “clientes”, “fornecedores” e “parceiros” para o seu PST de “arquivados”? 

Crie uma pasta temporária e mova as 3 pastas para dentro da temporária. E depois mova a temporária para dentro do seu PST de “arquivados”.

Essa dica é muito funcional quando é necessário mover diversas pastas entre PSTS.

Agendando um horário para a entrega de um e-mail

Um recurso interessante do Outlook é a possibilidade de agendar o envio de uma mensagem para qualquer data e horário.

Um exemplo, você não pode responder um e-mail agora pois está ocupado em outra tarefa, ou não quer responder instantaneamente e passar a impressão para o destinatário que você está com o tempo livre.

Para isso, clique no botão “Novo Email” na barra de ferramentas, vá ao menu “Opções” e depois clique no botão “Atrasar Entrega”. Com o campo “Não entregar antes de” selecionado, indique quando você quer que o e-mail seja enviado.

A mensagem ficará presa na caixa de saída, e você pode revisar mais tarde se precisar.

Mas cuidado, o recurso só funciona com o Outlook aberto!

Veja o vídeo:

Esta dica foi postada pelo Fernando Calheiros de Lima, Gerente de Projetos da Penso Tecnologia.

Aumentando sua produtividade desligando os alertas de novos emails no Outlook

Eu uso bastante da metodologia GTD para gerência de tempo do David Allen. (http://www.davidco.com/)

Na semana passada li um artigo sobre como que o tempo é “roubado” por interrupções.

Você interrompe seu trabalho por algum motivo, um novo e-mail por exemplo, e perde o foco na tarefa que estava realizando. Dêem uma lida no artigo em inglês. 

Achei também uma piadinha que explica exatamente o que acontece de uma forma mais bacana! J

Bom, e como se resolve isso? Desabilitei os alertas de novos e-mails do meu Outlook. Desta forma não interrompo meu trabalho quando chega um novo e-mail.

Para desabilitar os alertas de novos e-mails no Outlook siga os seguintes passos:

Ferramentas->opções. Na ABA preferências entre no botão “opções de email” e em seguida em “opções de email avançadas”. Nesta tela existem as opções de alerta de novos e-mails.

Desligue o alerta de SOM, de alterar rapidamente o cursor do e-mail e também a opção “exibir um alerta de novo email na área de trabalho”

Pronto! Já é possível trabalhar sem interrupção. 

Só não se esqueça de desligar também os MSNs, skypes e outras ferramentas de comunicação!

Criando tarefas e agendamentos a partir de mensagens de e-mail

Um recurso muito bacana do Outlook é a possibilidade de se criar tarefas, agendamentos ou até mesmo anotações a partir de mensagens/e-mails.

O contrario também é possível, na verdade você pode arrastar qualquer tipo de item para a barra lateral do Outlook e criar um novo item a partir do item arrastado.

Veja o vídeo e entenda!

Marcando suas respostas com o seu nome para facilitar a leitura.

Quando se está envolvido em grandes conversas, normalmente com mais de um participante, é difícil conseguir ler a mensagem de forma ordenada, sabendo quem respondeu o que.

Por conta desta bagunça, me preocupo quando vou enviar uma resposta, para garantir que seja fácil identificar qual “pedaço” é a minha resposta.

O Outlook já tem uma funcionalidade que permite que todas as suas respostas (replys) sejam identificadas com o seu nome, tornando desta forma a leitura mais simples e rápida.

Veja um exemplo  de como isso se apresenta:

 Para ligar este recurso você deve ir ao menu “ferramentas->opções de e-mail” e em seguida marcar a opção “Marcar comentários como” e colocar o seu nome ou qualquer outro texto que você deseje.

Agora salve a configuração apertando o botão OK e responder qualquer mensagem que lhe foi enviada!

Esta dica me foi ensinada pelo meu sócio Erik Lopes. Erik, muito obrigado!

Enviando anexos grandes no Outlook sem se preocupar com os limites de caixa postal

Enviar mensagens/e-mails com anexos grandes é sempre um problema. Ninguém sabe ao os limites do seu próprio servidor e muito menos do servidor do destinatário.

Se o que foi enviado passar do limite de algum dos servidores no meio do caminho a mensagem/e-mail vai retornar com uma mensagem de erro. Para piorar esta mensagem de erro é muitas vezes algo incompreensível para os usuários leigos.

Mas se você conseguir receber o arquivo e armazenar ele no seu Outlook, dentro de uma pasta, por exemplo, ele pode comprometer o desempenho do seu trabalho, pois arquivos grandes “incham” o arquivo de dados (PST) do Outlook deixando ele mais lento.

Para resolver este problema estou usando um plugin para o Outlook que anexa o arquivo na nuvem. Ao invés do arquivo ser enviado dentro do e-mail ele é enviado para um servidor na internet e dentro do e-mail vai apenas um link de referencia ao arquivo.

Com isso consigo mandar e-mails com anexos de até 100 megas, sem atrapalhar o desempenho do meu Outlook e sem ter que me preocupar com o tamanho máximo de mensagens dos servidores ou da caixa postal do meu destinatário.

O plugin se chama drop.io for Outlook e pode ser baixado em :

http://drop.io/file/outlook

PS: É importante avisar que o plugin ainda é beta e pode conter bugs, porem eu estou usando normalmente a algum tempo e não tive problemas.

Depois de instalado o plugin reinicie seu Outlook e quando quiser enviar uma mensagem com um anexo grande, abra a tela de nova mensagem e clique no botão “Attach Files with drop.io” , conforme a tela abaixo, e anexe os arquivos de sua preferência.

Pronto! A pessoa que receber o e-mail visualizará o anexo da seguinte forma:

Tenho usado muito esse recurso e agora posso transmitir mensagens/e-mails sem preocupações!

Apague a mensagem/e-mail original depois de responder.

Utilizando o sistema de busca/search rápida do Windows Vista ou Seven (tem disponível também para XP, mas é uma atualização) você pode buscar qualquer mensagem baseada em seu conteúdo, independente da pasta que a mensagem/email foi salva.

Por conta deste sistema avançado de busca eu comecei a apagar a mensagem original quando a respondo.

Se precisar da mensagem original irei encontrar-lá no corpo da minha resposta, que foi salva automaticamente na minha pasta de itens enviados.

Desta forma economizo espaço no meu Outlook e também torno as buscas mais rápidas, pois existirão menos resultados nas minhas pesquisas.

Nota importante: Isso não vale para e-mails que contenham anexos, pois os anexos não são reenviados quando uma mensagem é respondida. Neste caso você deve salvar a mensagem original em alguma pasta do seu interesse.