Já precisou mover ou apagar diversas pastas entre de uma só vez?

Se já tentou isso sabe que o Microsoft Outlook só permite mover ou apagar uma pasta por vez.

Para contornar essa situação você pode mover todas as pastas para outra pasta e depois mover ou apagar esta pasta.

Exemplo: Para mover as pastas “clientes”, “fornecedores” e “parceiros” para o seu PST de “arquivados”? 

Crie uma pasta temporária e mova as 3 pastas para dentro da temporária. E depois mova a temporária para dentro do seu PST de “arquivados”.

Essa dica é muito funcional quando é necessário mover diversas pastas entre PSTS.

Agendando um horário para a entrega de um e-mail

Um recurso interessante do Outlook é a possibilidade de agendar o envio de uma mensagem para qualquer data e horário.

Um exemplo, você não pode responder um e-mail agora pois está ocupado em outra tarefa, ou não quer responder instantaneamente e passar a impressão para o destinatário que você está com o tempo livre.

Para isso, clique no botão “Novo Email” na barra de ferramentas, vá ao menu “Opções” e depois clique no botão “Atrasar Entrega”. Com o campo “Não entregar antes de” selecionado, indique quando você quer que o e-mail seja enviado.

A mensagem ficará presa na caixa de saída, e você pode revisar mais tarde se precisar.

Mas cuidado, o recurso só funciona com o Outlook aberto!

Veja o vídeo:

Esta dica foi postada pelo Fernando Calheiros de Lima, Gerente de Projetos da Penso Tecnologia.

Aumentando sua produtividade desligando os alertas de novos emails no Outlook

Eu uso bastante da metodologia GTD para gerência de tempo do David Allen. (http://www.davidco.com/)

Na semana passada li um artigo sobre como que o tempo é “roubado” por interrupções.

Você interrompe seu trabalho por algum motivo, um novo e-mail por exemplo, e perde o foco na tarefa que estava realizando. Dêem uma lida no artigo em inglês. 

Achei também uma piadinha que explica exatamente o que acontece de uma forma mais bacana! J

Bom, e como se resolve isso? Desabilitei os alertas de novos e-mails do meu Outlook. Desta forma não interrompo meu trabalho quando chega um novo e-mail.

Para desabilitar os alertas de novos e-mails no Outlook siga os seguintes passos:

Ferramentas->opções. Na ABA preferências entre no botão “opções de email” e em seguida em “opções de email avançadas”. Nesta tela existem as opções de alerta de novos e-mails.

Desligue o alerta de SOM, de alterar rapidamente o cursor do e-mail e também a opção “exibir um alerta de novo email na área de trabalho”

Pronto! Já é possível trabalhar sem interrupção. 

Só não se esqueça de desligar também os MSNs, skypes e outras ferramentas de comunicação!